Bana en çok gelen sorulardan biri de Karıyer Uzmanlarının nasıl çalıştığıdir. Eğer Karıyer Uzmanlarının nasıl çalıştığını bilirseniz iş ararken onlarla daha iyi bir iletişime girebilir böylece de hem kendinizin hem de Karıyer Uzmanının iş arama sürecinde vakit kaybetmemesini ve sizinle daha etkin bir şekilde çalışmasını sağlamış olursunuz.

Kariyer Uzmanı Kimdir?

Organizasyonlara eleman bulmak görevini üstlenen kişilere Recruiter – Karıyer Uzmanı ya da İşe Alma Elemanı diyoruz. Karıyer Uzmanı sadece şirketlere eleman bulmakla kalmaz adaylara karıyer planlamalarında da yardımcı olur ve yön gösterir, bir nevi karıyer koçlüğü yapar. Aynı şekilde şirketlere de açık pozisyonların değerlendirilip piyasa koşullarına göre şekillendirilmesinde yardımcı olurlar. Karıyer Uzmanları eleman arayan kuruluşlarla iş arayan adaylar arasında bir nevi köprü görevini üstlenirler. Bu nedenle tüm süreç içerisinde çok dikkatlı davranmaları, hem şirkete hem de adaylara karşı sosyal ve yasal sorumlulukları olduğunu unutmamaları gerekir. Şirkete uygun adayları bulmaya çalışırken aynı zamanda adil bir şekilde hem şirketin, hem de adayların çıkarlarını korumak görevini de üstlenmişlerdir.

Şirketler Kariyer Uzmanları ile ihtiyaçları olan elemanların birebir nitelikte olanlarının bulunması için çalışırlar. Kariyer Uzmanları şirketin direkt elemanı olabilecekleri gibi sözleşmeli veya komisyon bazlı da çalışabilirler. Bu konuda çok çeşitli çalışma şekilleri olmakla beraber hedef, ihtiyaç olan elemanların belirlenen süre içerisinde ise alınması, bu işe alma işlemi sonucunda hem kuruluşun, hem de adayın bu anlaşmadan %100 tatmin olması, işe alınan kişinin belirli süreler içerisinde isten çıkarılması veya çıkması durumunda yerine yenisinin bulunmasıdır. (genelde 30 veya 60 gün içerisinde.)

Şirketler neden Kariyer Uzmanları ile çalışır?

Bunun çok çeşitli sebepleri vardır ama en önemlisi işi o işin uzmanına delege etme isteğidir. Böylece kendileri insan kaynaklarının ve yönetimin başka alanlarına odaklanabilirler. Kariyer Uzmanları adaylara daha hızlı ve etkin bir şekilde ulaşabilirler, kendi aday bilgi bankaları ve iletişim ağları daha geniştir, iş bulma piyasasını yakından takip ederler, mülakat teknikleri konusunda daha uzman, tecrübeli ve bilgilidirler, piyasadaki benzer işlerin piyasa koşullarını daha yakından takip ederler ve işe alma süreci içerisindeki yasal sorumlulukların daha fazla bilincindedirler bu nedenle şirketleri yasal açıdan zor duruma sokma olasılıkları çok düşüktür. Dolayısıyla tüm eleman bulma ve işe alma sürecini çok daha hızlı ve etkin bir şekilde tamamlayabilirler.

Kariyer uzmanlarının geçmiş iş tecrübeleri çok farklılık gösterebilir. Büyük bir kısmı insan kaynaklarından gelmiş olmakla birlikte satış becerileri nedeniyle ise alınan da birçok Karıyer Uzmanı vardır. Bazı aracı kuruluşlar Kariyer uzmanlarını spesifik alanlarda çok tecrübeli oldukları için işe alır ve onlara nasıl işe eleman alınacağını öğretirler. Bu tip Kariyer uzmanları kendi geçmişteki uzmanlık alanlarına hakim olduklarından adayın aslında belli bir alanda gerçekten yetkin olup olmadığını rahatlıkla söyleme avantajına sahiptirler. Örneğin Finans alanından gelmiş çok sayıda Kariyer uzmanı vardır. Bir zamanlar çeşitli Finans firmalarında muhtelif görevlerde çalıştıktan sonra kariyerlerinin herhangi bir döneminde herhangi bir nedenle işe alma- iş piyasasına atılan bu kariyer uzmanları Finans alanındaki adaylarla görüşürken onlarla daha rahat iletişime geçebilirler.

Ancak belli bir sektörde tecrübeli olmak veya o sektörü çok iyi biliyor olmak Kariyer Uzmanı olmak için mutlaka gerekli bir koşul değildir. Sonuçta aranan kriterler ise alacak olan firmanın ise alma yetkilisi tarafından Kariyer Uzmanlarına verildiğinden kendilerini yetiştirmeleri ve yapacakları bir piyasa araştırması ile o alandaki kritik noktaları bulmaları çok da zor değildir. Önemli olan ana hatları çizilmiş bir iş tanımı çerçevesinde nitelikleri tanımlanan potansiyel adaylara değişik yöntemlerle ulaşabilmektir. Karıyer Uzmanı her zaman adayı bulan, ilk görüşmeyi yapan ve adayı ise alacak olan kuruluşa sunan kişidir ancak karar verme mekanizması değildir. İşe alma kararını her zaman kuruluşun bu konudaki yetkili kişisi verir, bu süreçte Karıyer Uzmanına da danışır. İşe almaya karar veren kişi olmadığından Karıyer Uzmani’ndan o sektör hakkında uzman olması beklenmez. Genel hatlarıyla anlayabilmek ve bu çerçevedeki adaylara ulaşıp, adayların niteliklerini iyi değerlendirebilmek, o sektörde uzman olmaktan daha çok önem taşır.

İyi bir iletişim yeteneği, empati yeteneği, kaynaklara ulaşmadaki etkinlik ve hızlılık, iyi bir gözlemleme yeteneği, insanlardaki potansiyel yetkinlikleri ve geliştirilmesi gereken alanları görüp anlayabilmek, iş arayanlara yol gösterebilmek, koçluk (coaching) yapabilme özelliğine sahip olmak, insan kaynakları alanında tecrübesi olmasa bile bilgili olabilmek, bu konudaki yasa, kural ve kanunları bilmek iyi bir Kariyer Uzmanı olmanın şartlarıdır.

Kariyer Uzmanları Nasıl Çalışır?

1) Açık Pozisyonu ve Aday Profilini Anlama:

Kariyer Uzmanları kendilerine bir açık pozisyon geldiğinde önce ise alacak yetkili ile yüzyüze veya telefonla bir görüşme yaparak işi iyice anlamaya ve ideal aday profilini çıkarmaya çalışır, eğer daha önce çalışmadıkları bir sektörde eleman aranıyorsa, o sektörle ilgili güncel bilgilere ulaşmaya çalışırlar.

Kariyer Uzmanı açık pozisyonu önce özümser ve şirket içerisindeki konumunu, şirket içerisinde gelecekteki potansiyel gelişimini, pozisyonun rapor ettiği birimleri, pozisyona rapor eden birimlerin olup olmadığını araştırır. Bu bağlamda “Hiring Manager” dediğimiz ise alacak olan yönetici ile yakın bir işbirliğine girmek çok önemlidir. İlk etapta Karıyer Uzmanı işi ve potansiyel aday profilini anlamasına yardım edecek birçok soru yöneltir. Bunlardan birkaçını söyle sıralayabiliriz:

• Bir görevin iş tanımı nedir?

• Bu pozisyon yeni mı açıldı yoksa daha önce var miydi?

• Eğer daha önce var idiyse, bu görevde çalışan personel şu anda ne yapıyor? İş akdi mı sona erdi yoksa başka bir bölüme mı transfer oldu?

• Bu görevin şirket içerisindeki hiyerarşik konumu nedir? Kimlere rapor eder ve kimler ona bağlı çalışır?

• Bu pozisyona atanacak kişinin şirket içerisindeki karıyer yolu nedir? Hangi görevlere ilerleyebilir? Yükselme olanakları nelerdir?

• Pozisyonun ücret ve diğer sosyal hakları nelerdir? Bu hakların iyileştirilme olanakları nelerdir?

• Şirketin genel ücret politikası nedir? Performansa dayalı ücret artışı var mıdır? Kardan pay alma, hisse senedi gibi ücretlendirmeyle ilgili ek haklar mevcut mudur?

• Bu görevdeki bir kişi için ilerde olası eğitim olanakları nelerdir?

• Bu görev için ideal aday profili nedir?

Bu ve bunun gibi birçok soru ile Kariyer Uzmanı hem pozisyonu hem de aday profilini iyice anlamaya çalışır. Amaç işi potansiyel adaylara mümkün olduğunca iyi, doğru ve düzgün bir şekilde tanıtarak doğru adaya ulaşabilmektir. İşin adaya yanlış anlatılması, adayların beklentilerini yanlış yönlendireceği gibi, asıl o işe uygun olan adayın bulunmasını da zorlaştırır.

2) Anahtar Kelimeler:

Bu ön araştırmaların sonucunda “key words” dediğimiz anahtar kelimelere ulaşılır. Artık Kariyer Uzmanı özgeçmişleri elerken ilk etapta bu anahtar kelimeleri kullanacaktır.

Şunu da söyleyelim bir kariyer uzmanı özgeçmişlere öncelikle elemek için bakar. Hele açık pozisyon için bakıyorsa, çok fazla başvuru varsa (özellikle işsizliğin yoğun olduğu zamanlarda.) Yani açık pozisyona uymayan noktaları bulmak için bakar. Kariyer Uzmanı ilk etapta bir resümeye üç saniye ayırır.

Özgeçmiş yazarken bu üç saniye kuralını unutmamak gerekir. Eğer özgeçmiş bu üç saniye kuralını geçip hala Kariyer Uzmanının elinde duruyorsa o zaman ise uygun olma ihtimali yüksek bir özgeçmiştir. Çok büyük uluslararası bir ilaç firmasına her ay 1500 adet satış elemanı başvurusu geldiğini duymuştum. Bir Kariyer uzmanının bu 1500 özgeçmişi tek tek okuyarak değerlendirmesi pratikte imkansızdır. Değerlendirmeye kalksa bile çok uzun zaman alır ve efektif olmaz. O nedenle öncelikle belirlenen çeşitli yöntemlerle hangi kriterlere göre eleme yapılacağına karar verilir. Bu önce anahtar kelimeler olabileceği gibi lokasyon, eğitim, daha önce çalışılan şirketler vb de olabilir.

Bazen de bu elemelerin birçoğunu bilgisayarlara kurulan bir sistemle şirketlerin kendileri de yaparlar. Bir iş bulma sitesine girdiğinizde belli bir ise başvurduğunuz zaman sistem sizin özgeçmişinizi ilgili firmaya aktarırken zaten önceden belirlenen eleme yöntemlerini de uygulayabilir böylece sadece şirketin özgeçmişte olmasını istediği özellikleri üzerinde taşıyan özgeçmişler şirkette ilgili yetkililerin eline ulaşır.

3)  Lokasyon:

Anahtar kelimelerin yaninda lokasyon cok onemlidir. Eger isveren belli bir alanda yasayan adaylarla gorusme yapmak istiyorsa o zaman Kariyer Uzmaninin ilk bakacagi seylerden biri adayin ikamet adresidir.

Bazı istisnai durumlarda eğer az bulunan bir takım özellikler aranıyorsa ve de bu özellikler o adayda varsa ama lokasyon olarak istenilen tanıma uymuyorsa o zaman Karıyer Uzmanı gene de bu özgeçmişi ilgili yöneticiye bir tavsiye olarak sunabilir. Çok ender durumlarda şirketler başka uzak bir bölgeden eleman getirmeyi veya elemanın kendisinin taşınma masraflarını üstlenerek çalışmaya başlamasını kabul ediyorlar. Eğer şirket sadece lokal adaylarla görüşme yapmak istediğini belirtmişse genelde istenilen mesafe en fazla 45 dakika - bir saat uzaklıkta oturan adaylardır.

Anahtar kelimeler ve lokasyona genelde beraber bakılır ama eğer lokasyon çok önemli işe özgeçmişe hiç bakılmadan sadece lokasyon bakımından elenen özgeçmişler de vardır. Özellikle hizmet sektöründe bazı görevlerde acil durumlarda çağırılabilme özelliği nedeniyle adayın ikamet ettiği yerin şirket merkezine uzaklığı önem taşıyacağı için, ise birebir uysa da eğer uzak mesafede oturuyorsa ideal aday olarak seçilemeyebilir.

Üç saniye içinde anahtar kelimeler açısından ve ikamet açısından ön elemeyi geçen özgeçmişlere bu sefer daha dikkatli olarak ikinci kez bakılır.

4) Deneyim ve Eğitim:

Anahtar kelimeler ve lokasyon olarak ilk elemeyi geçen özgeçmişleri ikinci kez gözden geçirmede adayın eğitim ve iş deneyimlerine kısaca balkılarak genel olarak nasıl bir gelişim tablosu çizdiği hakkında bir yargıya varılmaya çalışılır.

Eğitimi aranan niteliklere uygun mü? İş deneyimi yükselen bir tablo çiziyor mü? Kaç tane iş değiştirmiş? İş değiştirme konusunda “azı karar çoğu zarar” anlayısının hakim olduğunu söyleyebiliriz. Çok fazla iş değiştirmiş olmak iş arayan bir aday açısından olumsuz bir özelliktir. Her ne kadar adayın anlamlı ve mantıklı açıklamaları olsa da istikrarsızlığı gösterir ancak başarısızlık olarak algılanmaz. İşverenler ise alıp eğitim verecekleri elemanların kalıcı olacaklarını varsayarak onları ise alırlar. Her iki yılda bir iş değiştiren birisi bu açından işverene güven vermeyecektir.

Eğer lokasyon uygunsa, anahtar kelimeler varsa, eğitim uygunsa ve iş deneyimi istikrarlı bir yol izliyorsa bu sefer özgeçmiş daha detaylı olarak incelenerek daha önceki işlerindeki deneyimlerine, sorumluluklarına, başarılarına ve aldığı sertifika ödül gibi özelliklerine bakılır. Bütün bunların sonucu işi başarıyla yapabileceğine kanaat getiriliyorsa aday telefonla aranır.

Bir sonraki yazımızda gene bu konuya devam edeceğiz. Örneklerle konuları daha açıp, adayı aramaya karar verdikten sonraki aşamalara değinip tüm aşamaların detaylarına ineceğiz.

Sorularınızı, düşünce ve yorumlarınızı, deneyimlerinizi iletmeyi unutmayın. Katkılarınızı bekliyoruz.

Başarılı haftalar, Esra Öziskender

esra@hrlinkconsulting.com